POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MOPI COLOMBIA S.A.S

MOPI COLOMBIA S.A.S, es una sociedad por acciones simplificadas constituida conforme a las leyes colombianas, identificada con NIT No. 901816747-4, con domicilio en la ciudad de Medellín.

Correo electrónico: legal@mymopi.com

1. MARCO LEGAL

Mopi Colombia S.A.S se acoge a lo establecido en los Art. 15 de la Constitución Política de Colombia, derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal y familiar, así como el derecho a solicitar actualización y rectificación respecto a los datos personales. Se integran también las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 que desarrollaron dichos derechos constitucionales que fueron a su vez reglamentados por los decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.

1. DEFINICIONES

Mopi Colombia S.A.S integra a su normativa las definiciones legales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013 teniendo en cuenta los siguientes conceptos:

• Adaptar: Modificar o hacer que los datos personales obtenidos desempeñen funciones distintas de aquellas para las que fue construido.
• Almacenar: Reunir, guardar o registrar los datos personales necesarios para el desarrollo del objeto de la Compañía.
• Archivar: Guardar los datos personales en papeles en un determinado orden.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita, documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
• Conservar: Mantener y cuidar los datos personales para que no pierdan sus características y propiedades con el paso del tiempo.
• Consolidar: Reunir, integrar o juntar los datos personales obtenidos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya sea en su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Extraer: Apartar o filtrar los datos personales obtenidos, para obtener y crear información útil para la Compañía con base a los datos personales del titular.
• Filtrar: Seleccionar de los datos personales obtenidos los aspectos necesarios para configurar una información que requiera el responsable del tratamiento de los datos.
• Procesar: Someter los datos personales a una serie de operaciones programadas, con un fin específico para la prestación del servicio de educación.
• Recolectar: Reunir los datos personales que el responsable del tratamiento de datos personales adquiere en el desarrollo de su objeto.
• Reproducir: Obtener copia, en uno o en muchos ejemplares, de los datos personales que son obtenidos.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto del tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, Mopi Colombia S.A.S se acoge a la ley 1181 del 2012, la cual aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios:

• PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y las demás disposiciones legales vigentes que la desarrollen.
• PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular. Para ello Mopi Colombia S.A.S se limitará a recolectar aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para las finalidades contempladas en el presente documento y la ley.
• PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• PRINCIPIO DE VERACIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos personales, Mopi Colombia S.A.S garantizará al titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su titularidad.
• PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, y por ende, los administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a todo lo que maneje Mopi Colombia S.A.S en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Mopi Colombia S.A.S para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no sea necesaria la autorización.
• Ser informado por parte de Mopi Colombia S.A.S respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, previa solicitud efectuada a la misma.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la Compañía.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PARÁGRAFO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

1. TRATAMIENTO DE DATOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Entendiéndose “naturaleza pública” como el tratamiento de los datos personales de los menores de 18 años, al margen de su naturaleza, siendo objeto de tratamiento siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, las niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto de sus derechos prevalentes sin poner en riesgo sus derechos fundamentales.

PARAMETROS Y REQUISITOS PARA SU TRATAMIENTO:

1. Que responda y respete el superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la normatividad vigente.

Es tarea del Estado y las entidades de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

PARÁGRAFO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

1. DEBERES DE MOPI COLOMBIA S.A.S

En virtud de la ley y de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de Mopi Colombia S.A.S los siguientes:

Deberes cuando actúa como responsable del tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. Mopi Colombia S.A.S hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
15. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Deberes cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales.

Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

1. Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como encargado
2. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos.
5. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento.
6. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares.
7. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
8. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Los demás establecidos en la ley 1581 de 2012, decretos complementarios y la jurisprudencia sobre la materia.

Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un encargado:

1. Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir dentro del contrato, convenio u otro una cláusula de transmisión de datos personales de acuerdo a la normatividad vigente.
2. Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
3. Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
4. Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
5. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
6. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio e informar las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.

• AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular, y para su recolección, se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida utilizando para esos efectos, medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca de que trata la norma.

La autorización para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

En cumplimiento de la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales, al interior de la Compañia se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Medios para otorgar la autorización

Mopi Colombia S.A.S obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, aplicación, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por Mopi Colombia S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales.

Prueba de la autorización

Mopi Colombia S.A.S conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad, al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, Mopi Colombia S.A.S podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada a Mopi Colombia S.A.S para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Mopi Colombia S.A.S establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto Mopi Colombia S.A.S deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra, de manera parcial, en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, Mopi Colombia S.A.S podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

• FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

El tratamiento de los datos personales de los usuarios, trbajadores, ex trabajadores, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual Mopi Colombia S.A.S tuviere establecida o estableciere una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y serán todos los necesarios para poder brindar y ejecutar los servicios consagrados en su objeto social y aquellos que puede llevar a cabo en virtud de la naturaleza de la entidad. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

1. a) TRABAJADORES y EXTRABJADORES
2. Ejecutar la relación contractual existente, incluida el pago de obligaciones contractuales y el ejercicio de los derechos derivados de los mismos.
3. Proceder con la gestión administrativa, fiscal, contable y de recursos humanos de MOPI.
4. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
5. Trasmitir información personal a terceros que lo requieran para la ejecución de sus obligaciones contractuales y legales;
6. Crear bases de datos para la generación de programas de bienestar y/o apoyo.
7. Realizar evaluaciones, encuestas y demás pruebas que pudieran utilizarse respecto del desempeño laboral, clima organizacional y realización de planes de desarrollo, servicios de Mopi entre otros.
8. Realizar la inscripción a eventos programados por la compañía y/o externos para formación de su personal y otros.
9. Tratamiento de datos referentes a las calificaciones, evaluaciones, entre otros de seguimiento de los trabajadores y demás.
10. Proceder a la gestión adecuada del personal y elaboración de la nómina y su respectivo pago
11. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos o inactivos) en bases de datos de Mopi Colombia S.A.S.
12. Realización de procesos disciplinarios a sus trabajadores.
13. Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral interna.
14. Informar y conformar procesos de elección y promoción interna.
15. Detectar las necesidades de capacitación e implementar acciones que permitan una excelente prestación del servicio de la Compañia
16. Prevención de riesgos laborales con el fin de proteger la seguridad y salud del personal en su lugar de trabajo;
17. Identificar al interior de la Compañia y en los distintos procesos en los que deba participar en ejercicio de sus funciones.
18. lograr una eficiente comunicación relacionada con sus obligaciones y los resultados de su trabajo.
19. Utilización de fotografía para la identificación dentro de MOPI incluida en hoja de vida y demás documentos de identificación almacenados
20. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
21. Almacenamiento de datos de salud derivados del examen médico laboral de ingreso, egreso y periódico para su control.
22. Gestión de incapacidades médicas para recobro ante Entidades Prestadoras del Servicio de Salud y justificación de ausencia laboral
23. Seguimiento a accidentes laborales ocurridos en la Compañia o a enfermedades laborales y generales, los cuales serán almacenados en las hojas de vida de cada trabajador y en base de datos de Talento Humano destinada para tal fin.
24. Seguimiento a licencias de maternidad, paternidad y otras.
25. Recolectar y utilizar fotografías, imágenes y datos biométricos de empleados de MOPI para su identificación, elaboración de documentos laborales como hojas de vida, acceso a instalaciones, registro en sistemas de información internos y otros de esta naturaleza.
26. Participación en estudios y análisis de productividad laboral, es decir, para la realización de estudios y análisis relacionados con la productividad y eficiencia de los trabajadores, así como con el bienestar laboral.
27. Monitoreo de actividades laborales, en especial supervisar y monitorear el uso de equipos, sistemas y redes corporativas para garantizar el cumplimiento de políticas internas y de seguridad.
28. Las demás que permitan la ejecución contractual y cumplimiento legal.
29. B) USUARIOS.
30. Prestar el servicio de intermediación tecnológica que permita poner en contacto usuarios arrendatarios y arrendadores de vehiculos.
31. Facilitar el contacto y celebración de contratos de arrendamiento entre Usuarios Arrendatarios y Arrendadores.
32. El tratamiento de la solicitud o la suscripción a las aplicaciones Mopi o Mopi-driver o bases de datos para determinar factibilidad respecto de la aprobación y/o rechazo de la suscripción.
33. Realizar procesos de verificación y control de identidad de usuarios.
34. Realizar la gestión de pagos de la “suscripción” y canones de arrendamiento a través de MOPI.
35. Contestación, gestión, traslado y seguimiento a solicitudes de soporte, quejas, peticiones y sugerencias de usuarios.
36. Lograr una eficiente comunicación relacionada con el servicio que presta Mopi Colombia S.A.S.
37. Realizar encuestas y análisis relativos al uso de la plataforma, calidad del servicio prestado por MOPI y/o satisfacción de los contratos ejecutados gracias a la intermediación de MOPI.
38. Permitir la evaluación por parte de los usuarios, respecto de la ejecución de los contratos suscritos entre sí a través de MOPI y generar información valiosa para la toma de decisiones por parte de la compañía.
39. Almacenar y utilizar las calificaciones de los Usuarios Arrendadores para fines de análisis estadísticos, control de calidad, y potencialmente para habilitar funcionalidades que permitan a los Usuarios Arrendatarios consultar y tener en cuenta dichas evaluaciones al momento de seleccionar un vehículo y Usuario Arrendador.
40. Trasmitir información personal a terceros de modo que se facilite la suscrición y ejecución de contratos de arrendamiento de vehículo.
41. Prevención de fraudes, suplantaciones y conductas indebidas en la plataforma.
42. Tratamiento de datos referentes a las calificaciones, evaluaciones, reseñas entre otros presentados por Usuarios y/o terceros respecto de otros usuarios.
43. Contactar a los usuarios en caso de requerirse en el proceso de registro documentación adicional y/o aclaraciones respecto del formulario diligenciado.
44. Uso de números de contacto proporcionados por los usuarios como medio de acercamiento y/o contacto con terceros o usuarios.
45. Hacer uso de datos personales relacionados con el género de Usuarios, con el fin de habilitar la funcionalidad que permite a Usuarias Arrendatarias seleccionar su preferencia de ser atendidas preferentemente por Usuarias Arrendadoras mujeres, cuando esta opción esté disponible.
46. Recolectar y almacenar fotografías e imágenes de Usuarios Arrendatarios y Arrendadores para permitir su identificación dentro de la plataforma MOPI, facilitar el reconocimiento mutuo al momento de una efectivizar contratos suscritos entre sí, y prevenir potenciales suplantaciones de identidad.
47. Utilizar técnicas de reconocimiento facial, biométrico u otras para la identificación y autenticación de la identidad de Usuarios al hacer uso de las aplicaciones y otros de MOPI.
48. Utilizar datos personales para personalizar y mejorar la experiencia del usuario en la plataforma, incluyendo recomendaciones de rutas y conductores basadas en preferencias y comportamientos anteriores.
49. Realizar análisis sobre el comportamiento de uso de la plataforma para identificar tendencias, mejorar los servicios y desarrollar nuevas funcionalidades.
50. Recoger y utilizar datos de geolocalización en tiempo real para mejorar la precisión y eficiencia del servicio de intermediación.
51. Retener datos personales por el tiempo necesario para cumplir con obligaciones legales, resolver disputas y permitir el cumplimento de los acuerdos entre Mopi y los usuarios y/o entre usuarios.
52. Gestionar cualquier incidencia o siniestro ocurrido durante el uso del servicio, incluyendo la recolección y tratamiento de datos relacionados con accidentes o incidentes de seguridad.
53. Realizar verificaciones continuas y periódicas de la identidad y antecedentes de los usuarios para mantener la seguridad y confianza en la plataforma.
54. C) TERCEROS / OTROS.
55. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y otros, incluida el pago de obligaciones contractuales y el ejercicio de los derechos derivados de los mismos.
56. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
57. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
58. Trasmitir información personal a terceros que lo requieran para la ejecución de sus obligaciones contractuales y legales;
59. Permitir la interoperabilidad con otros servicios y plataformas tecnológicas que puedan complementar o mejorar la experiencia del usuario.
60. Gestionar la transferencia internacional de datos personales conforme a las leyes de protección de datos aplicables.
61. D) PARA TRABAJADORES, USUARIOS y TERCEROS / OTROS.
62. Enviar información relacionada con servicios, noticias, contenidos, productos ofrecidos por MOPI.
63. Informar y compartir publicidad, servicios, beneficios entre otros de terceros sobre cualquier temática que les competa y/o con la que tengan relación alguna.
64. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Mopi Colombia S.A.S y/o por terceras personas.
65. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por Mopi Colombia S.A.S y/o terceros.
66. Transmitir datos personales a terceros cuando sea necesario para la operación de MOPI.
67. Realizar procesos de auditoría y control internos o externos sobre MOPI.
68. Mejorar y optimizar el funcionamiento, desarrollo y operaciones de la plataforma tecnológica.
69. Cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables a MOPI.
70. Realizar segmentación de mercados, estudios estadísticos, análisis de consumo y preferencias.
71. Desarrollar programas o estrategias de mercado.
72. Desarrollar programas de fidelización, beneficios y actividades de mercadeo para usuarios.
73. Desarrollar la misión y visión de Mopi Colombia S.A.S.
74. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las Sociedades por Acciones Simplificadas y/o respecto de regulaciones que puedan presentarse respecto de los servicios de intermediación que ofrece la compañía, incluyendo, pero sin limitarse a ello, cualquier requerimiento que puedan efectuar autoridades administrativas, judiciales, entidades acreditadoras o autoridades locales, departamentales o nacionales.
75. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de Mopi Colombia S.A.S.
76. Mantener en contacto los usuarios suscritos en la aplicación y/o aquellos que hayan aceptado la presente política.
77. Realización de publicaciones internas y externas.
78. Ser contactado directamente en caso de ser requerido.
79. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
80. Registro de imagen en grabaciones de video para garantizar la seguridad en las instalaciones de Mopi Colombia S.A.S y para que dichas grabaciones puedan ser utilizadas como prueba en procesos disciplinarios internos, en actuaciones administrativas o judiciales.
81. Utilizar datos personales para desarrollar y mejorar algoritmos y modelos predictivos que optimicen los servicios ofrecidos por MOPI.
82. Utilizar datos personales de manera anonimizada para proyectos de investigación y desarrollo, con el objetivo de innovar y mejorar los servicios y tecnologías de MOPI.
83. Recolectar y tratar datos personales para implementar y monitorear políticas y programas de sostenibilidad ambiental y responsabilidad social corporativa.

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de ingreso y (ii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Mopi COLOMBIA S.A.S éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Mopi Colombia S.A.S y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Mopi Colombia S.A.S, no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de prestar el servicio respectivo; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades o terceros que prestan servicios de mercadeo en nombre de Mopi Colombia S.A.S o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) que sea requerido o permitido por la ley.

Tratamiento de Datos sensibles

Para el caso de datos personales sensibles, Mopi Colombia S.A.S podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

1. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de Mopi Colombia S.A.S y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

En el evento en el que Mopi Colombia S.A.S no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, informará por medio de un aviso de privacidad al titular la forma de acceder a la misma, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los datos personales, conservando dicho aviso para consulta posterior.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos del titular.
• Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
• El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

1. GARANTIAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, Mopi Colombia S.A.S pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, salvo, gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en Mopi Colombia S.A.S, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales Mopi Colombia S.A.S garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las consultas podrán formularse al correo legal@mymopi.com.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de Mopi Colombia S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Mopi Colombia S.A.S, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a Mopi Colombia S.A.S al correo electrónico legal@mymopi.com con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
• Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo o queja.
• En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibida la solicitud completa, se contará con el término máximo para atender la solicitud de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Petición de actualización y/o rectificación

Mopi Colombia S.A.S rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta, inexacta o que hubiese variado por cualquier circunstancia, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados para los reclamos, para lo cual se tendrá en cuenta:

• El titular deberá enviar la petición al correo electrónico legal@mymopi.com indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
• Mopi Colombia S.A.S podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

Petición de supresión

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a Mopi Colombia S.A.S su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

• Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Mopi Colombia S.A.S.  Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia la entidad podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Mopi Colombia S.A.S, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• SOBRE PERMISOS DE UBICACIÓN EN SEGUNDO PLANO

En Mopi, nos tomamos muy en serio la privacidad y la seguridad de nuestros usuarios. Utilizamos datos de ubicación para mejorar su experiencia y proporcionar funcionalidades esenciales dentro de nuestra aplicación, incluso cuando esta no esté en uso activo. A continuación, explicamos cómo gestionamos los permisos de ubicación en segundo plano:

Permisos de Ubicación en Segundo Plano

Nuestra aplicación solicita permisos para acceder a la ubicación en segundo plano con el propósito de:

1. Identificación de Puntos de Recogida Cercanos: Esto nos permite identificar los puntos de recogida y destino cercanos, asegurando un servicio eficiente y preciso para nuestros usuarios.

2. Notificaciones en Tiempo Real: Ofrecemos actualizaciones en tiempo real sobre la llegada del conductor y el progreso del viaje, incluso cuando la aplicación no está activa.

3. Optimización del Servicio: Analizamos los datos de ubicación para mejorar nuestras rutas y tiempos de espera, proporcionando una experiencia de usuario óptima.

4. Soporte de Anuncios: Estos datos también pueden ser utilizados para ofrecer anuncios relevantes y personalizados dentro de la aplicación.

• SOBRE RECOPILACIÓN, USO, DIVULGACIÓN, INTERCAMBIO Y RETENCIÓN DE DATOS FACIALES

Recopilación y Uso de Datos

En Mopi, tomamos muy en serio la privacidad y seguridad de nuestros usuarios. Recopilamos datos faciales de los conductores con el propósito de verificar su identidad. Esta verificación se realiza comparando los datos faciales con su documento de identidad y licencia de conducir. Utilizamos los servicios de Veriff, una empresa especializada en verificación de identidad, para llevar a cabo este proceso. La recopilación de datos faciales es esencial para garantizar que solo personas verificadas y confiables sean parte de nuestra plataforma.

Divulgación e Intercambio de Datos

Compartimos los datos faciales recopilados exclusivamente con Veriff para los fines de verificación de identidad. Veriff asegura la protección y privacidad de esta información, cumpliendo con las normativas de seguridad y protección de datos. No compartimos los datos faciales con ninguna otra entidad o tercero que no esté involucrado en el proceso de verificación.

Retención de Datos

Los datos faciales se retienen únicamente durante el tiempo necesario para completar los procesos de verificación y para cumplir con las obligaciones legales aplicables. Una vez finalizado el proceso de verificación, y cumplidos los plazos legales de retención, los datos faciales son eliminados de nuestros registros o anonimizados de manera segura para que no puedan ser atribuidos a ningún individuo. Veriff retiene los Datos Personales del Usuario Final en nombre del Cliente durante 90 días en el Servicio y luego durante 3 años en un archivo.

Acceso y Eliminación de Datos

Los usuarios tienen derecho a solicitar la eliminación de sus datos faciales en cualquier momento. Para ejercer este derecho, deben enviar una solicitud por escrito a nuestro equipo de soporte a través de soporte@mymopi.com. En respuesta a dicha solicitud, procederemos a eliminar los datos faciales de nuestros registros o a anonimizar la información para que ya no pueda ser atribuida al usuario. Es importante destacar que la eliminación de los datos faciales podría afectar la capacidad del usuario para seguir utilizando ciertos servicios de Mopi que requieren verificación de identidad.

Transparencia y Consentimiento

Nos comprometemos a ser transparentes sobre cómo usamos sus datos. Antes de habilitar los permisos de ubicación en segundo plano, se le pedirá a usted que otorgue su consentimiento a través de una notificación destacada que explicará claramente el propósito de esta solicitud. Solo utilizaremos estos datos con su consentimiento previo.

 Gestión de Permisos

Usted puede optar por habilitar o deshabilitar estos permisos en cualquier momento desde la configuración de su dispositivo. Tenga en cuenta que deshabilitar los permisos de ubicación en segundo plano puede afectar la funcionalidad de nuestra aplicación y su experiencia de usuario.

Ejemplo de Notificación Prominente

“Mopi recopila datos de ubicación para identificar puntos de recogida cercanos, incluso cuando la aplicación está cerrada o no está en uso. Estos datos también se utilizan para soportar anuncios relevantes.”

• RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Mopi Colombia S.A.S, a cargo de las dependencias quienes tengan acceso a la información personal, será la responsable del tratamiento de los datos personales de manera que se dé cumplimiento a lo estipulado en la norma.

Finalmente, los derechos de los titulares podrán ser ejercidos a través de los canales que han sido habilitados para dicho efecto. A través de la dirección de correo electrónico: legal@mymopi.com

• FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:

La presente Política de Datos Personales fue creada el día 18 de mayo de 2024 y entra en vigencia a partir de la fecha. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de las aplicaciones y/o sitios web de Mopi.